תוֹכֶן
- מהי תוכנת ניהול פרויקטים?
- היסטוריה
- איך זה עובד?
- אין באגים, אין מתח - המדריך השלב אחר צעד שלך ליצירת תוכנה לשינוי חיים מבלי להרוס את חייך
- איך זה חל בעולם הטק
- בעיות אפשריות
- העתיד של תוכנת ניהול פרויקטים
מקור: kchungtw / iStockphoto
להסיר:
עם כל התכנון, החישובים, התזמון והמעקב שעוברים בהצלחה בפרויקט עד לסיום, יותר אנשים פונים לתוכנת ניהול פרויקטים לקבלת עזרה אוטומטית.
ניהול פרויקטים אינו מיועד רק למנהלי פרויקטים; כישורי ניהול פרויקטים הם חובה לכל מיני אנשי עסקים, החל מיזמים ועד למנכ"לים בחברות. אבל תיאום פרויקט יכול להסתבך, במיוחד למי שלא מתמחה בזה. אם כוח האדם, הרכיבים, הרשומות, אבני הדרך והציוד אינם מתלכדים בזמנים הנכונים, חסרים מועדים וכוח אבוד.
עם כל התכנון, החישובים, התזמון והמעקב שעוברים בהצלחה בפרויקט עד לסיום, יותר אנשים פונים לתוכנת ניהול פרויקטים לקבלת עזרה אוטומטית.
מהי תוכנת ניהול פרויקטים?
המונח תוכנה לניהול פרויקטים מכסה מגוון רחב של סוגי תוכנה שיכולים לכלול מספר שילובי פונקציות שונות. מרבית התוכניות כוללות תרשימי גנט (תרשימי עמודות המדגימים את לוח הזמנים של הפרוייקט), גרפים, גיליונות זמן, הקצאת משימות ואבני דרך. תוכנות מסוימות של ראש הממשלה יכולות גם לעקוב אחר הוצאות, לווסת את המשאבים, לפקח על תקציבים ולחשב עלויות.
ניתן להתקין תוכנה זו ישירות על מכונות, או להפעיל אותה באופן מקוון כתוכנית מבוססת ענן. מרבית גרסאות הענן - וכמה תוכנות מותקנות - כוללות כלי שיתוף פעולה.
היסטוריה
ההיסטוריה של תוכנת ניהול פרוייקטים היא עתיקה למעשה בהשוואה לטכנולוגיות של ימינו. למעשה, מקורותיה מתוארכים לשנת 1957, כאשר ג'ון מאוכלי וג'ייפר פרפר אקרט ג'וניור, מעצבי האינטגרטור והמחשבים החשמליים (הידועים בחביבות ENIAC - כן, זה ENIAC), התבקשו לפתח פרויקט לשיטת הנתיב הקריטי (CPM). (למידע נוסף על ה- ENIAC וההיסטוריה שלו, עיין בנשות ENIAC: חלוצים לתכנות.)
אפליקציית ה- CPM שנוצרה Mauchly ו- Eckert הייתה לא רק הדוגמה הראשונה לתוכנת ניהול פרויקטים, אלא גם התוכנה המסחרית הראשונה אי פעם שרצה על מחשב עם זיכרון מאוחסן. ככל שניהול פרויקטים הסתבך עם השנים, פותחה תוכנה מתקדמת יותר בכדי לעמוד בקצב המשימות הכרוכות בכך.
איך זה עובד?
במילים פשוטות, תוכנת PM שומרת על פרטי פרויקט ומשאבים מאורגנים במקום אחד. היתרונות העיקריים הם חיסכון בזמן (במיוחד עם תוכנות מתקדמות שיכולות לחשב ומספר פרויקטים), והיכולת לשתף במהירות עדכונים ומידע חדש באמצעות כלים שיתופיים.
למרות שתוכנה זו יכולה להגיע עם מגוון תכונות שונות, ישנם שני סוגים עיקריים: מותקנים ומתארחים. גרסאות מותקנות של תוכנת PM פועלות ישירות מהמחשב האישי או מהמחשב הנייד, ואחסנו את התוכנית ואת כל הקבצים בכונן הקשיח. עם תוכנה מתארחת או מבוססת ענן, התוכנית מופעלת באמצעות דפדפן אינטרנט, והקבצים מאוחסנים בשרתים מרוחקים בבעלות ומתוחזקת על ידי ספק התוכנה.
אין באגים, אין מתח - המדריך השלב אחר צעד שלך ליצירת תוכנה לשינוי חיים מבלי להרוס את חייך
אתה לא יכול לשפר את כישורי התכנות שלך כאשר לאף אחד לא אכפת מאיכות התוכנה.
בעוד שתאגידים גדולים עם שרתים וצוות IT משלהם בוחרים לעתים קרובות בתוכנת PM מותקנת לצורך יציבותה וחוזק המותג, יזמים רבים, עסקים קטנים ועסקים בינוניים בוחרים בתוכנה המתארחת. ישנם כמה יתרונות לתוכנת ניהול פרויקטים בענן, כולל יכולת גישה לתוכנית מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט, ועלויות נמוכות מראש. מכיוון שאין התקנה, התוכנה המתארחת נרכשת על בסיס מנוי חודשי. (למידע נוסף, עיין במדריך למתחילים לענן: מה זה אומר לעסקים קטנים.)
איך זה חל בעולם הטק
אחד הדברים הטובים ביותר בתוכנת ניהול פרויקטים הוא שאתה לא צריך להיות מנהל פרויקט כדי למצוא שימושים בתוכניות אלה. במקרים רבים התוכנה משמשת יזמים ועסקים קטנים שאין להם את התקציב או המשאבים להעסיק מנהל פרויקטים ייעודי. חברות גדולות משתמשות לעתים קרובות בתוכנה כדי לתאם צוותים פנים-יומיים עם מנהלי פרויקטים במיקור חוץ. חלק מאנשי ראש הממשלה משתמשים בצורה של תוכנה זו כדי להוסיף את המאמצים שלהם ולהביא יותר יכולת ניהול ואוטומציה לפרויקט.
תוכנת ניהול פרויקטים מסייעת להבטיח כי כל הצוות נמצא באותו עמוד, מודע לכל אבני הדרך, והשלמת המשימות הנכונות בקצב הנכון להשלמת הפרויקט בזמן ובתוך התקציב.
בעיות אפשריות
בעוד שתוכנת PM בהחלט מועילה, יש לה חסרונות. אחת הבעיות העיקריות בהן נתקלים המשתמשים היא חוסר התאמה אישית. רוב התוכנות הן למטרה כללית, ולכן נועדו לעבוד על פני תעשיות וסוגי פרויקטים רבים. בחלק מהפרויקטים הספציפיים לתעשייה כמו פיתוח תוכנה, תוכנית ניהול פרויקטים כללית אינה מועילה בהרבה מאשר שימוש בגיליונות אלקטרוניים של Excel כדי לעקוב אחר הפרטים.
תוכנת ניהול פרויקטים יכולה גם ליצור מיקוד לא אחיד למחזור חיי הפרויקט. לדוגמה, ברירת מחדל לתצוגת תרשים של Gantt יכולה לגרום לצוות הפרויקט לדלג או לעכב עבודות יסוד חשובות מוקדמות כמו יעדים ותהליכי אירועים לוגיים. כאשר טעויות או מחדלים מתרחשים בשלב מוקדם של פרויקט, אפקט האדווה יכול להכריח את הצוות לחזור להתחלה, מה שיכול להיות פירושו זמן וכסף אבודים, כמו גם אי עמידה באבני דרך או מועדים.
העתיד של תוכנת ניהול פרויקטים
תוכנת PM יכולה לעזור לייעל ולפשט פרויקטים. עם גידול יזמים ועסקים קטנים - ואווירה כלכלית כללית המעודדת קיצוץ עלויות בכל מקום אפשרי - נראה שתוכנה זו מוכנה לשימוש נרחב יותר.
בעתיד, ככל הנראה יראו תוכנות לניהול פרויקטים המטפלות בבעיות של אי-ספציפיות ומיקוד מוטה, מה שהופך סוג זה של תוכנה לנגישה ושימושית יותר עבור עסקים רבים.