תוֹכֶן
- יש מערכת כרטיסים
- ... או לפחות כתובת ייעודית
- פחות
- ספק מידע על באגים ידועים
- צור פורום
- הגיב באופן אישי
- ספק מסגרת זמן
- בקש משוב
- אל תסבול התעללות
- להיות מקצועי
מקור: Esignn / Dreamstime.com
להסיר:
למחלקות IT תמיד יש הרבה צלחות. להלן כמה דרכים להבטיח שהדברים פועלים בצורה חלקה יותר ולקבל תוצאות טובות יותר.
עבור חברות רבות, מחלקת ה- IT משמשת כמרכז עמוד השדרה ומרכז העצבים, תוך שמירה על מידע זורם בצורה חלקה בכל המערכת. מחלקת ה- IT תופסת תפקיד ייחודי בהיררכיה של החברה. המשימה שלה אינה קשורה בהכרח לפעילותה העיקרית של החברה (אכן, לכל סוגי החברות יש מחלקות IT, ממזון ועד אופנה), אך היא אינה תלויה בשאר המחלקות.בעוד שאנשי IT אינם כפופים בהכרח לעובדים אחרים, הם אכן שומרים על מעין עמדת שירות לקוחות. מתן תמיכה IT לעובדים היא משימה חשובה עבור כל מחלקת IT בחברה. זה מאפשר לאנשים בחברה לבצע את המשימות שלהם ביעילות ולהגדיל את הפרודוקטיביות של החברה. אז איך הם יכולים לבצע את העבודה הזו טוב יותר? להלן 10 טיפים שכל מחלקת IT צריכה לקחת בחשבון. (לעבודה בתחום ה- IT יש חסרונות. קרא עוד בעשר סיבות שזה לא משתלם להיות איש ה- IT.)
יש מערכת כרטיסים
לחברות גדולות רבות המספקות תמיכה טכנית ללקוחותיהן מערכת כרטיסים שתוכל לעקוב אחר המשימות שלהם ולעקוב אחר ההתקדמות בכל עבודה. גם אם הפנימי שלה, מערכת כרטיסים פשוטה יכולה לעזור בארגון המחלקה כך שטכנאים לא יאבדו את מה שצריך לעשות. הדבר הבסיסי ביותר שמערכת כרטיסים צריכה להיות זה היכולת להגיב אוטומטית עם מספר כרטיס, ושדה "הערות", כך שטכנאים יוכלו לרשום מידע חשוב על התקדמות הכרטיס.... או לפחות כתובת ייעודית
לחברות מסוימות יתכן שלא יהיו המשאבים (או רוצים) שתהיה להם מערכת כרטיסים תפקודית לחלוטין. אלטרנטיבה טובה יכולה להיות הגדרת כתובת ייעודית לשאלות ולבעיות תמיכה, עם מגיב אוטומטי לחדשות.פחות
הקדיש זמן לענות על השאלות הנכונות באחת או. הבעיה שיש לאנשי IT רבים הם שהם נוטים להפסיד שעות רק כתיבת שירים או קדימה ואחורה. לדוגמה, אם הם מקבלים אמירה "אני לא יכול להשיג", הם עשויים לבטל תשובה מהירה עם "באיזה מכשיר אתה משתמש?" ואז תוכל לקבל תשובה של "המחשב הנייד שלי", עליו הם ישיבו, "מה זה מערכת הפעלה?" זה ממש יכול להימשך כל היום. במקום זאת, על ה- IT לקחת את הזמן כדי להבטיח שהם יקבלו את כל המידע הדרוש להם, ואז לספק תגובה אחת. בילוי של כמה דקות בתגובה לאדם בפרטי יכול לעזור לקצץ בשיחות אינסוף קדימה ואחורה.ספק מידע על באגים ידועים
ספק עמוד שאלות נפוצות או עמוד "באגים ידועים". לרוב האנשים יש אותם בעיות כמו משתמשים אחרים. על ידי מתן שאלות נפוצות לכולם, או אולי דף שמפרט על באגים ידועים (ומה נעשה בקשר אליהם), מחלקת ה- IT יכולה לצמצם את הרשימות החוזרות ונשנות שעליהן עליהן לענות - שלא לדבר על האיבה בשאלה אם הנושאים הם מטופלים.צור פורום
עבור חברות גדולות יותר עם בסיס משתמשים גדול, ייתכן שיהיה הגיוני ליצור פורום בו אנשים יכולים לרשום את הבעיות או הדאגות שלהם. זה מאפשר לעובדים להגיב זה לזה ולעזור זה לזה.הגיב באופן אישי
זה נראה כמו דבר פשוט - או אפילו הגיוני - אך מחלקות IT רבות עדיין משתמשות ב"צוות "או ב"צוות התמיכה שלך" כשמתמודדים עם בקשות. זה לא רק מעצבן משתמשים רבים, אלא שהוא גם יכול לגרום לזה להישמע כאילו המחלקה מנסה להימנע מאחריות ואחריות. אם צוות ה- IT נענה לכל בקשה באופן אישי וכולל את שמם, זה יעזור לעובדים להרגיש כאילו הבקשה תטופל וגם יספק להם דרך להשיג אחיזה במישהו כאשר הם באמת זקוקים לעזרה.ספק מסגרת זמן
הודע לאנשים מתי הבעיה תתוקן. שוב, זה דבר שעשוי להיראות כמו השכל הישר, אך מעטים האנשים בפועל מקדישים את הזמן לאדם המבקש תמיכה ברגע שהבעיה תוקנה. זה לא רק אדיב, אלא שהוא גם נותן חותמת זמן ומסלול נייר אם יתעוררו סוגיות אחרות.בקש משוב
כל מחלקה או חברה רוצים לדעת איך הם מסתדרים ואיך הם יכולים לשפר את השירותים שלהם. לאחר פיתרון בקשה, כדאי לבקש משוב מהעובד. שיהיה קישור מוכן לטופס או פשוט שאל אותם מה הם חשבו על השירות.אל תסבול התעללות
קל לאנשים להתסכל, במיוחד לאלה שעובדים בעבודות בלחץ גבוה. במקרים מסוימים, פירוש הדבר יכול להוציא תסכולים על אנשים אחרים, כמו אנשי IT.בעוד שמנהלים רבים רואים את עובדי מחלקת ה- IT כפופים להם, זה לא אומר שהם משרתים. על מנהלי מחלקות IT וראשיהם לא לסבול התעללות מצד מחלקות אחרות, במיוחד כאלה שמתעללים באופן מילולי בעובדים.להיות מקצועי
מכיוון שמחלקות IT מטפלות בעיקר בעניינים פנימיים, קל להיות סתמי או אפילו נמרץ בכל הקשור לטיפול בבקשות. עם זאת, אנשי IT תמיד צריכים להקרין נימה מקצועית, או אפילו נימה ידידותית, כאשר הם נענים לבקשות. נימוס יכול לעבור דרך ארוכה.אלה רק כמה טיפים שיעזרו למחלקות IT לספק שירות טוב יותר לחברות שלהם. אם יש לך טיפים אחרים, אנא שתף אותם @Techopedia.