תוֹכֶן
- תוכנת ניהול פרויקטים, פגוש את הענן
- היתרונות של תוכנת ענן
- אין באגים, אין מתח - המדריך השלב אחר צעד שלך ליצירת תוכנה לשינוי חיים מבלי להרוס את חייך
- מה הסיכון?
- איפה תוכנת Cloud PM עובדת
- קצת מחקר, כלי מצוין
מקור: Rawpixel / iStockphoto
להסיר:
תוכנת ניהול פרויקטים בענן מאפשרת שיתופי פעולה ומפחיתה עלויות, אך היא אינה ללא מספר מלכודות.
המשרד הנייד באמת אינו אפשרי, אלא הופך במהירות לנורמה עבור עסקים רבים. מכשירים כף יד היו צעד גדול לעבר המציאות של עבודה בכל מקום, וכעת מחשוב ענן הסיר את המחסום הסופי. עם תוכנת ניהול פרויקטים המתארחת בענן, תוכלו לקבל את כל מה שאתם צריכים בהישג יד, בכל מקום בו אתם נמצאים.
כמובן שלכל טכנולוגיה יתרונות וחסרונות. במאמר זה, בחן היטב כיצד חברות יכולות להעביר את ניהול הפרויקטים שלהן לענן, מי יכול להפיק תועלת, ומה החסרונות שעדיין נותרו לפיתרון תוכנה נעלה זה. (לקריאת רקע, עיין בניהול פרויקטים 101.)
תוכנת ניהול פרויקטים, פגוש את הענן
תוכנת ניהול פרוייקטים מרכזת ומייעלת אוטומציה רבות מהפונקציות המייגעות יותר של ניהול פרויקטים. מרבית התוכנות הללו כוללות גרפים והפקת תרשימי גאנט, הקצאת משימות, גיליונות זמן ואבני דרך. גרסאות מתקדמות יותר יכולות גם להסדיר משאבים, לעקוב אחר תקציבים, לעקוב אחר הוצאות ולחשב עלויות.
אז מה עם הענן? שיטת עבודה זו כוללת שימוש בתוכנות ואחסון נתונים באמצעות חיבור לאינטרנט. תוכנת ענן מתארחת על ידי הספק בשרתים מרוחקים, במקום להיות מותקנת פיזית במכונות של חברות. Microsoft OneDrive, Dropbox והספריה הדיגיטלית שלך ב- Amazon Kindle הם דוגמאות לאחסון ענן. (למידע נוסף על היתרונות הכוללים של מחשוב ענן, קרא מדריך למתחילים לענן: מה זה אומר לעסקים קטנים.)
היתרונות של תוכנת ענן
תוכנת ענן מגיעה עם הרבה יתרונות. אחד היתרונות העיקריים לניהול פרויקטים הוא שיתוף קל במיוחד. מכיוון שהתוכנה מתארחת בענן, צוות עסקי שלם יכול לגשת למשימות, לוחות הזמנים והעדכונים האחרונים האחרונים, מה שהופך את תוכנת הענן לאידיאלית לנסיעות ולשיתוף פעולה בזמן אמת.
אם כבר מדברים על גישה, יתרון גדול נוסף לתוכנת ענן הוא הניידות. כל חיבור לאינטרנט נדרש כדי לגשת לתוכנית בכל עת ובכל מקום, מכל מכשיר, כולל מחשב שולחני, מחשב נייד, סמארטפון או טאבלט.
יש גם עלות וזמן שיש לקחת בחשבון. תוכנת PM המותקנת המסורתית יכולה לעלות אלפים, ועשויה לדרוש שדרוגי חומרה. התקנה ושדרוגים הם לא רק יקרים, הם גם פריסה אטית. לעומת זאת, תוכנת ענן אינה דורשת התקנה, רק כניסה וסיסמה כדי לגשת לגירסה האחרונה של התוכנה. מבנה התמחור הוא גם קל בהרבה בתקציב של חברות, מכיוון שרוב תוכנת ניהול פרויקטים בענן נמכרת כתוכנה מבוססת מנוי כשירות (SaaS). המשמעות היא תשלומים חודשיים נמוכים במקום מאות או אלפים מראש. בנוסף, רוב תוכנות ניהול הפרויקטים אינן דורשות התחייבות לטווח ארוך.
על קצה המזלג השימוש בענן מתמודד עם האתגרים הבאים שעומדות בפני כל מיני חברות, בין אם הן עובדות בארכיטקטורה, בנייה או טלקומוניקציה:
אין באגים, אין מתח - המדריך השלב אחר צעד שלך ליצירת תוכנה לשינוי חיים מבלי להרוס את חייך
אתה לא יכול לשפר את כישורי התכנות שלך כאשר לאף אחד לא אכפת מאיכות התוכנה.
- עיכובים בתפוצה, בעיות באזור זמן
באמצעות שירות ענן, כל אחד יכול לקבל גישה לנתוני החברה ממחשב נייד, מחשב אישי, סמארטפון או טאבלט מכל מקום שיש בו חיבור אינטרנט אמין. - שיתוף פעולה בפרויקט
תשכחו ממצבים מסורבלים, עובדים יכולים לעבוד על פרויקט מעבר לענן ולהגיש שינויים שיהיו זמינים לשאר הקבוצה תוך דקות ספורות. זה מאפשר לעובדים מבודדים לעבוד בזמן אמת כמעט, ממש כאילו הם באותו החדר. - גיבוי
בכך שיש להם מסמכים בענן, חברות מוגנות מפני כשל בחומרה ותוכנה. - שטח אחסון ללא הגבלה
הענן אף פעם לא נגמר החלל והוא נגיש כמעט מכל מקום. זה מאפשר לחברות לארכוב קבצים, ומאפשר לחברי הצוות להמשיך לגשת אליהם בעתיד, אפילו מרחוק.
מה הסיכון?
תמיד יש מלכוד, נכון? למרות חוזקותיה, לתוכנת ניהול פרויקטים בענן יש כמה חסרונות. העיקרי ביניהם הוא אבטחה המהווה סיכון מובנה בכל עסקה מקוונת. (קרא עוד על סיכוני אבטחה ב"הצד האפל של הענן ").
מאז שתוכנת הענן החלה לצמוח בפופולריות, חברות ציינו את האבטחה כעניין העיקרי. אחרי הכל, השימוש בענן פירושו לאחסן את כל נתוני החברה - שעשויים לכלול סודות מסחריים, נתוני לקוחות רגישים ומידע על החברה - בשרתים אחרים. שרתים אלה עשויים להיות פגיעים להאקרים, וירוסים או אפילו אסונות טבע או גניבה פיזית.
למרבה המזל, ספקי תוכנת ענן מודעים לסיכונים אלה, ורובם משתמשים באבטחה הטובה ביותר הזמינה כדי להגן על השרתים ועל נתוני הלקוחות שלהם. אחרי הכל, בלי לקוחות מרוצים, ספקי ענן לא היו בעסקים. בנוסף, אבטחת הענן השתפרה עם הזמן, והיא עשויה להמשיך לעשות זאת מכיוון שספקי הענן ימצאו פתרונות חדשים להגן על נתוני הלקוחות שלהם.עם זאת, חברות צריכות לגלות אילו נהלי אבטחה ופרוטוקולים קיימים לפני שתירשמו לשירות תוכנה בענן כלשהו.
השבתה היא בעיה פוטנציאלית נוספת. אם ספק הענן נתקל בבעיות טכניות, לקוחותיו לא יוכלו לגשת לנתונים שלהם. על פי קבוצת העבודה הבינלאומית בנושא חוסן מחשוב ענן, משך זמן הספקים של ענני הענן נע בין 99.6 אחוז ל -99.9 אחוזים, במשך 7.5 שעות בממוצע של זמן לא זמין בשנה. זה נשמע לא רע, אבל IWGCR מציין כי הדרך שלה ארוכה מהאמינות של 99.99 אחוזים הנדרשת ממערכת קריטית למשימה. ספקי תוכנת ענן גדולים רבים - ואפילו חלקם קטנים יותר - מתחייבים לזמן הפעלה, ולכן חברות צריכות לחפש כזו הנושאת את הסיכון הנמוך ביותר. וכמובן, יש לגבות גם את הנתונים החשובים ביותר.
איפה תוכנת Cloud PM עובדת
בעוד שתאגידים גדולים נוטים לדבוק בתוכנת ה- PM המסורתית המותקנת יותר, גרסאות הענן מחובקות על ידי חברות חסרות תקציבי IT של מיליון דולר. העלויות ההתחלתיות הנמוכות, השקעה בתשתיות IT מינימליות או שאינן קיימות, תעריפי תשלום ותשלום וגישה לכל מקום לתוכנת ענן הם אידיאליים עבור:
- סטארט-אפים ויזמים
- עסקים קטנים ובינוניים
- חברות וירטואליות עם צוותים מגוונים מבחינה גאוגרפית
- מנהלי פרויקטים פרילנסרים
כמובן שלא כל תוכנות ניהול הפרויקטים נוצרות שוות. חברות יצטרכו למצוא תוכנה עם תכונות העונות על צרכיהן הספציפיים, ולהימנע מפעמונים ושריקות נוספות שיכולים להעלות את מחיר המנוי.
קצת מחקר, כלי מצוין
תוכנת ניהול פרויקטים בענן יכולה להיות כלי מצוין עבור חברות רבות. זה יכול לחסוך זמן וכסף בניהול פרויקטים, ולספק את הנוחות והגמישות בעבודה בענן. כטכנולוגיה חדשה יותר, לניהול פרויקטים בענן יש עדיין כמה מכשולים להתגבר עליהם. אך שירות זה הופך להיות חיוני יותר ויותר עבור סוגים רבים של עסקים, אשר יניעו את החידוש והשיפור הנדרש כדי לשכלל את הכלי הזה בשנים הקרובות.